🎙️ Améliorer vos transcriptions Teams :
le dictionnaire personnalisé Copilot

🤖 Pourquoi un dictionnaire personnalisé ?

Dans de nombreuses entreprises, le langage interne regorge de sigles, de noms de projets, de codes produits et d'expressions propres au métier. Or, les modèles d'IA classiques utilisés pour la transcription ne connaissent pas ces termes spécialisés.

Résultat : des erreurs dans les sous-titres de réunion — parfois des contresens, parfois des résultats cocasses — dès qu'un participant utilise un acronyme interne ou un nom de code projet non standard. Sans dictionnaire personnalisé, « DSI » pourrait être transcrit de travers, et « Project Nebula » mal interprété par Copilot.

Un dictionnaire personnalisé, c'est former votre Copilot aux réalités de votre entreprise — une étape clé pour tirer le meilleur parti de l'IA en réunion.

— Nathalie Belval, Microsoft MVP

En définissant à l'avance vos termes clés, vous permettez à Copilot de s'adapter dynamiquement pendant les réunions et même de corriger la transcription après coup. Un sigle comme « DSI » ou un terme technique propre à votre secteur sera reconnu et transcrit correctement dans le compte-rendu.

🌟 La fonctionnalité : ce qu'il faut savoir

Microsoft a introduit cette fonctionnalité à l'été 2025 pour combler une limite de Teams Intelligent Recap et Copilot. Quelques règles fondamentales à connaître avant de se lancer :

• Seuls les administrateurs disposant du rôle adéquat (ex. Administrateur IA) peuvent gérer ce dictionnaire au niveau du tenant
• Il n'existe qu'un dictionnaire par langue — un pour le français, un pour l'anglais si vos réunions se déroulent dans les deux langues
• Les utilisateurs finaux ne peuvent pas ajouter de termes individuellement : ils doivent solliciter l'admin pour toute mise à jour
• Seules les réunions programmées (Teams classiques, webinaires, événements) bénéficient du dictionnaire — pas les appels 1:1 improvisés

📊 En chiffres

📖 Méthode pas-à-pas

Microsoft fournit un modèle CSV pour faciliter la création du dictionnaire. Voici les 6 étapes pour le déployer efficacement.

1. 1
   Télécharger le modèle CSV depuis l'admin

   Dans le Centre d'administration, cliquez sur "Télécharger le modèle CSV (en-tête uniquement)". Ce fichier vierge contient la structure attendue avec ses quatre colonnes.

2. 2
   Préparer le fichier dans Excel

   Ouvrez le modèle CSV dans Excel. Conservez impérativement le format CSV UTF-8 (délimité par des virgules) lors de l'enregistrement. Remplissez une entrée par ligne.

3. 3
   Renseigner les 4 colonnes

   Chaque colonne a un rôle précis — voir le détail ci-dessous. Seule la colonne Term est obligatoire.

4. 4
   Enregistrer en CSV UTF-8

   Vérifiez qu'aucun caractère spécial non supporté ne s'est glissé dans la colonne Term. Évitez les ponctuations inhabituelles — seuls le tiret et l'esperluette sont autorisés au milieu d'un terme.

5. 5
   Importer dans le Centre d'administration

   Dans Copilot > Paramètres > Dictionnaire personnalisé, utilisez "Charger le fichier CSV". Sélectionnez la langue cible correspondante (ex : Français / France) et validez.

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   Vérifier et patienter 24h

   L'interface confirme le succès du chargement. Patientez jusqu'à 24 heures pour que la mise à jour se propage. Les prochaines réunions Teams intègreront alors vos nouveaux termes.

Les 4 colonnes du fichier CSV

Voici en détail ce que chaque colonne attend et à quoi elle sert :

Exemple concret d'entrée

Pour le sigle interne TAT utilisé dans votre équipe support, voici à quoi ressemble une entrée bien remplie :

📌 Bonnes pratiques pour un dictionnaire efficace

Un dictionnaire personnalisé n'est pas un ensemble figé : il doit rester vivant et évoluer avec votre organisation.

• Mettez à jour régulièrement — ajoutez les nouveaux termes dès qu'ils apparaissent. Chaque import CSV remplace le dictionnaire existant pour la langue donnée : conservez toujours une copie maîtresse
• Ciblez les termes métier pertinents — acronymes internes, noms de code, termes techniques récurrents. Inutile d'inclure des mots du langage courant
• Incluez les variantes — si un projet a un diminutif ou un surnom, ajoutez-le. Si un terme anglais est utilisé dans des réunions en français, intégrez-le dans le dictionnaire français
• Respectez le format — pas de ponctuation superflue dans la colonne Term, évitez les termes trop courts (2 lettres) ou purement numériques
• Un terme par entrée — pour une expression longue, créez aussi des entrées séparées pour chaque mot clé
• Utilisez la phonétique — remplissez la colonne Sounds like si la prononciation n'est pas évidente. Vous pouvez demander à Copilot de vous suggérer des prononciations
• Aucune donnée sensible — le dictionnaire doit lister uniquement des termes non confidentiels. Pas de données personnelles ni stratégiques

⏺️ Les bénéfices concrets en réunion

En optimisant la reconnaissance du langage propre à votre organisation, les gains sont immédiats et durables :

• Les résumés de réunion Copilot gagnent en fiabilité — chaque acronyme est correctement transcrit, avec sa signification longue si renseignée dans le dictionnaire
• Les collaborateurs perdent moins de temps à relire ou corriger les transcriptions — ils peuvent faire confiance aux sous-titres en direct et aux procès-verbaux
• Sur le long terme, c'est toute l'adoption de Copilot qui s'en trouve facilitée — un Copilot qui comprend votre vocabulaire interne donne des réponses mieux adaptées

Un petit investissement temps côté administrateur pour un grand pas en avant dans l'expérience collaborateur au quotidien.

— Nathalie Belval

🔗 Ressources pour aller plus loin